Zgłoszenia zewnętrzne

Dane kontaktowe umożliwiające dokonanie zgłoszenia

  • za pośrednictwem poczty elektronicznej pod adresem sygnalista@opolskie.pl;
  • za pośrednictwem operatora pocztowego na adres Zarządu bądź Sejmiku Województwa Opolskiego, Ostrówek 5, 45-088 Opole, z dopiskiem „sygnalista – zgłoszenia zewnętrzne ”. Przesyłki adresowe w ten sposób nie są otwierane w Kancelarii Ogólnej Urzędu;
  • zgłoszenia anonimowe pozostaną bez rozpatrzenia.

Warunki objęcia sygnalisty ochroną

Sygnalista podlega ochronie określonej w ustawie, w szczególności w jej rozdziale 2, o ile miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

Tryb postępowania mającym zastosowanie w przypadku zgłoszenia zewnętrznego, w tym o wymaganym sposobie wyjaśnienia informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub przedstawienia dodatkowych informacji

  • zgłoszenia naruszeń prawa są weryfikowane i rozpatrywane przez upoważnionych pracowników do podejmowania działań  następczych,
  • w ramach postępowania organ może zbierać dodatkowe informacje, w tym zwrócić się do sygnalisty o udzielenie dodatkowych wyjaśnień.

Termin przekazania informacji zwrotnej oraz rodzaju i zawartości takiej informacji

Jeżeli zgłoszenie zawiera dane teleadresowe organ w terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia organ przesyła sygnaliście informację potwierdzającą przyjęcie zgłoszenia, chyba że sygnalista wystąpił odmiennie z wyraźnym wnioskiem lub organ ma uzasadnione podejrzenie, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności i tożsamości sygnalisty. Na żądanie sygnalisty organ publiczny właściwy do podjęcia działań następczych wydaje nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania zaświadczenie, w którym potwierdza, że sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy.

Zasady poufności mających zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych:

  • Dane osobowe i informacje przetwarzane w ramach systemu zgłaszania naruszeń prawa i ich rozpatrywania podlegają ochronie poufności, w tym dane sygnalisty, osób, których dotyczy zgłoszenie, osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia oraz osób powiązanych z sygnalistą, a także świadków i innych osób, których dane występują w związku z realizacją Procedury.
  • Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość osób, o których mowa w ust. 1.
  • Dane osobowe dotyczące Sygnalisty pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że Sygnalista wyrazi zgodę na ich ujawnienie.
  • Zachowanie poufności ma na celu zagwarantowanie poczucia bezpieczeństwa oraz minimalizację ryzyka wystąpienia działań odwetowych lub represyjnych.
  • Wszelkie przypadki nieuprawnionego ujawnienia danych osób, o których mowa w ust. 1, powinny być niezwłocznie zgłaszane inspektorowi danych osobowych, zgodnie z klauzulą informacyjną stanowiącą załącznik nr 3 do niniejszej Procedury.
  • Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie lub zakończono działania następcze.
  • Przyjmuje się, iż dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpoznania zgłoszenia, są jako nadmiarowe usuwane w terminie 14 dni od ich pozyskania.

Zasady przetwarzania danych osobowych klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych sygnalistów, osób pomagających w dokonywaniu zgłoszeń oraz świadków naruszeń prawa

Zgodnie z art. 13 Ogólnego Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm.), zwanego dalej rozporządzeniem 2016/679, uprzejmie informujemy, iż:

  • Administratorem Pani/Pan danych osobowych jest Województwo Opolskie – Sejmik Województwa Opolskiego oraz Zarząd Województwa Opolskiego, Ostrówek 5, 45-088 Opole, adres e-mail: umwo@opolskie.pl.
  • Inspektor Ochrony Danych Urzędu Marszałkowskiego Województwa Opolskiego dostępny jest pod adresem e-mail: iod@opolskie.pl lub adres administratora.
  • Dane osobowe będą przetwarzane przez Administratora zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami, w tym RODO – przez okres prowadzenia działań nakierowanych na realizację celów w związku z którymi zostały zebrane.
  • Niezależnie od powyższego, Administrator może przetwarzać inne dane osobowe na podstawie dobrowolnej zgody (art. 6 ust. 1 lit a RODO) – w celu wyraźnie określonym w treści takiej zgody, z zastrzeżeniem pkt. 6 i 7 poniżej. Dane będę wówczas przetwarzane przez okres wynikający z treści zgody. Osoba, której dane dotyczą, może cofnąć zgodę w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. Brak zgody lub jej wycofanie, nie może być podstawą niekorzystnego traktowania pracownika, a także nie może powodować wobec niego jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie umowy o pracę
    lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę.
  • Zgoda może stanowić podstawę do przetwarzania przez pracodawcę danych o których mowa w art. 9 RODO (tj. danych należących do szczególnych kategorii – tzw. danych wrażliwych) wyłącznie w przypadku, gdy przekazanie tych danych osobowych następuje z inicjatywy pracownika.
  • Zgoda nie może stanowić podstawy do przetwarzania przez pracodawcę danych, o których mowa w art. 10 RODO (tj. danych dotyczących wyroków skazujących i czynów zabronionych).
  • Pana/Pani dane osobowe mogą zostać udostępnione podmiotom trzecim wyłącznie w przypadku, gdy będzie to dopuszczalne na podstawie przepisów prawa lub innym podmiotom przetwarzającym zgodnie z art. 28 RODO.
  • Administrator nie będzie przekazywać Pana/Pani dane osobowe do państw trzecich.
  • Pana/Pani nie będą stanowić podstawy dla podejmowania zautomatyzowanych decyzji, w tym w formie profilowania.
  • Ma Pan/Pani prawo żądania od Administratora dostępu do swych danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także przeniesienia danych;
  • Nadto, ma Pan/Pani prawo wnieść sprzeciw względem dalszego przetwarzania danych.
  • W przypadku, gdy przetwarzanie odbywa się z naruszeniem prawa, ma Pan/Pani prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO). Dane kontaktowe PUODO dostępne są w szczególności na witrynie https://uodo.gov.pl/pl/p/kontakt.
  • Dane osobowe będą przetwarzane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Przepisów archiwalnych nie stosuje się.

Charakter działań następczych podejmowanych w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym

  • Przez działania następcze należy rozumieć działanie podjęte przez organ publiczny w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącego przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych i inne.
  • W terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia, przekazuje się sygnaliście na adres do kontaktu informację zwrotną na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań lub o przyczynach niepodjęcia działań następczych.
  • W szczególnie skomplikowanych przypadkach  przekazuje się sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, po poinformowaniu o tym sygnalisty  w terminie 7 dni od otrzymania zgłoszenia,
  • W przypadku niepodania przez sygnalistę adresu do kontaktu nie przekazuje się sygnaliście informacji zwrotnej.

Środki ochrony prawnej i służące ochronie przed działaniami odwetowymi oraz dostępności poufnej porady dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego

  • Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.
  • Kto podejmuje działania odwetowe wobec sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

Warunki, na jakich sygnalista jest chroniony przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności zgodnie z art. 16

  • Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5 ustawy, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.
  • W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, o której mowa w ust. 1, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.
  • Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.

Zachęcenie do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych

Zachęca się do skorzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych  u pracodawcy,  u którego doszło do naruszenia prawa, szczególnie wtedy, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej tego podmiotu – przed dokonaniem zgłoszenia zewnętrznego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.

Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich

  • Do Rzecznika Praw Obywatelskich może zgłosić się  każdy, kto uważa, że państwo naruszyło jego prawa, że jest nierówno traktowany.
  • Informacyjna linia obywatelska: 800 676 676, e-mail biurorzecznika@brpo.gov.pl.
  • Adres korespondencyjny: Biuro RPO, al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa.
  • Istnieje także możliwość przekazania zgłoszenia w języku migowym.
  • Link do strony: https://bip.brpo.gov.pl/pl/content/zlozenie-wniosku-do-rzecznika-praw-obywatelskich

Załączniki

Metryczka

Wytworzono: 10.02.2025
Wytworzono przez: Iwona Marek
Opublikowano: 10.02.2025, 08:52
Opublikowano przez: Iwona Marek
Zmodyfikowano: 18.02.2025, 11:10
Zmodyfikowano przez: Aneta Skawińska
Podmiot udostępniający: Województwo Opolskie
Liczba odwiedzin: 54

W przypadku problemów z dostępnością dokumentu na stronie BIP prosimy o zgłoszenie uwag koordynatorowi dostępności Pani Aldonie Stahlberger, email: dostepnosc@opolskie.pl, tel. +48 77 44 45 519.

Przewiń do góry